Die komplette Belegschaft befindet sich im Home-Office. Wie sollen wir in dieser Situation den lang ersehnten Team-Zuwachs onboarden? Geht das überhaupt?
- Author
- Jamine Ponudic
- Date
- April 10, 2020
- Reading time
- 4 Minutes
Die ersten Tage im neuen Job sind sehr wichtig, um die Firma, die internen Abläufe, die Aufgaben und vor allem das neue Team besser kennenzulernen. Deswegen arbeiten wir schon seit Längerem mit gut durchdachten und strukturierten Onboarding-Prozessen. Unsere Neuzugänge erhalten besonders in den ersten Wochen eine intensive Betreuung.
Wie es “normalerweise” abläuft
Der erste Tag
Am ersten Tag dreht sich alles ums Ankommen in der Firma, am Arbeitsplatz und im Team. Wir haben hier bewusst keine Termine eingeplant, in denen es um die zukünftigen Aufgaben geht. Stattdessen richten wir mit dem Neuankömmling den Arbeitsplatz und die Arbeitsgeräte ein, gehen gemeinsam auf einen ausgiebigen Kaffee, führen durch unser schönes Office und stellen vor, was in den nächsten Tagen und Wochen so passiert.
Danach…
…geht es langsam los. Über Tage hinweg folgen verschiedene Einführungen: In den Arbeitsbereich, in das Projekt, in die Strukturen, in unsere Arbeitsweise – einfach alles, was für das neue Teammitglied relevant ist. Wir versuchen zu Beginn auch nochmal zu vertiefen, wo der Neuankömmling steht, um herauszufinden, ob in irgendeinem Bereich Weiterbildungen oder Mentoring notwendig ist.
Die Realität
Schon der erste Tag stellte uns in der Planung vor eine Herausforderung: Wie sollen wir bitte durchs Office führen? Wie geht die gemeinsame Einrichtung des Arbeitsplatzes? Es wurde schnell klar, dass unser Onboarding-Plan einige Adaptionen braucht. Ich bin wahnsinnig froh, dass alle Beteiligten absolut motiviert waren, das Beste aus der gegebenen Situation zu machen. Also gut – Ärmel hochkrempeln und los gehts:
| Einrichtung des Arbeitsplatzes | Machen wir über Video-Call. Die Arbeitsgeräte werden vorab inkl. Büropflanze beim neuen Teammitglied abgeliefert. |
| Office-Tour | Beim Versuch, via Video-Call durchs Office zu führen, sind wir ziemlich gescheitert. Wir warten zukünftig lieber, bis es wieder persönlich möglich ist. |
| Einstandsfrühstück | Das geplante Einstandsfrühstück wird kurzerhand in einen virtuellen After-Work-Drink am Freitag Nachmittag verwandelt. |
Was wir gelernt haben
Fixpunkte
Besonders im Remote-Onboarding ist es wichtig, Fixpunkte für Zusammentreffen zu schaffen. Wir haben beispielsweise mit wöchentlichen Meetings im Team, in denen gezielt über Themen außerhalb der Arbeit gesprochen werden, oder mit täglichen Blockern für Mentor:in und Mentee, um mögliche Fragen zu klären, gearbeitet. Das hat sich definitiv bezahlt gemacht!
Planung und Koordination
Worin wir definitiv gefordert waren, ist in der Planung und Koordination des Remote-Onboardings. Hier zeigt sich, dass ein nutzungsorientiertes Denken nicht nur bei der Gestaltung von Software Sinn macht. Den gesamten Prozess gedanklich durchzugehen und sich in das Teammitglied hineinzuversetzen hilft definitiv. Das Feedback nach den ersten Remote-Onboardings war zudem sehr wichtig.
Akzeptanz
Nicht alles was in der analogen Welt Spaß und Sinn macht, tut dies auch in der digitalen Welt. Manche Aufgaben, Prozesse und Events, welche vor allem vom unkomplizierten, persönlichen Austausch leben, können in Zeiten wie diesen einfach nicht kompensiert werden. Sich das einzugestehen ist vielleicht hart, aber sobald das getan ist, können wir wieder nach vorne Blicken und das beste aus der Situation machen.
Tipps und Tricks
Macht es online
Um einen Vertrag zu unterschreiben, muss man heutzutage nicht mehr die Wohnung verlassen. Mit der digitalen Handy-Signatur und dem richtigen Anbieter (wir verwenden hierfür sign.sproof.io), kann das mit ein paar Klicks auch von zu Hause aus gemacht werden.
Die Arbeitsplatzausstattung wie z. B. Laptop, Bildschirm und Noise-Cancelling-Kopfhörer dennoch in der realen Welt ihren Weg zum neuen Einsatzort finden. Die Einrichtung über einen Videoanruf funktioniert unserer Erfahrung nach problemlos. Accounts und Passwörter verwalten wir schon seit mehreren Jahren mit Bitwarden online und auch sonst arbeiten wir fast ausschließlich in der Cloud, was natürlich vieles vereinfacht. ☁️
Kommunikation
Auch hier gilt es, technische Hilfsmittel richtig zu nutzen. In Workshops machen Tools wie bspw. Miro einen tollen Job. Der Instantmessenger Slack ist eine super Alternative zu E-Mails und macht die Kommunikation nicht nur deutlich unkomplizierter, sondern auch vielfältiger. Bei Videocalls soll unbedingt die Kamera eingeschaltet sein, sonst geht die persönliche Note ganz verloren und das Gefühl der Isolation wird weiter verstärkt. Hier gilt: Lead by Example. Lebt man dem neuen Teammitglied diese Kultur vor, fällt es ihm oder ihr gleich viel leichter, dieses Verhalten nachzuahmen.
Ansprechperson
Lange vor dem ersten Arbeitstag sollte definiert sein, wer die wichtigste Ansprechperson ist und wir sie am besten erreicht werden kann. Die Ansprechperson muss nicht immer die Antwort auf alle Fragen haben, aber wissen, wohin das neue Teammitglied damit gehen kann. Wenn die Ansprechperson nach und nach weniger Anfragen bekommt, hat zumindest etwas geklappt: Die Berührungsängste gegenüber den anderen Teammitgliedern sind bezwungen.
Last but not least: Ein offenes Mindset
Irgendwas läuft nicht wie geplant? Jemand fühlt sich mit einer Situation unwohl? Weder wir noch unsere neuen Teammitglieder können Gedanken lesen und deswegen sprechen wir Unstimmigkeiten einfach direkt an. Oft hilft es, sich in die Situation des neuen Teammitglieds hinein zu versetzen und sich zu fragen: Was würde ich mir selbst jetzt wünschen? Und wenn man sich nicht sicher ist, kann man ja einfach fragen.
Wenn ihr zum Thema Onboarding austauschen möchtet, meldet euch gerne bei HR Managerin Jamine.
