OKR in der Praxis: der Ablauf bei Fusonic

Mit unserem OKR-Beispiel möchten wir zeigen, wie der Ablauf in Praxis gestaltet werden kann. Demnach richten wir uns auch an Personen, die bereits eine Grundidee davon haben, was OKR ist und wie es funktioniert. 

Zu Beginn möchte ich kurz erwähnen, dass wir nur bei den Jahreszielen (Top Level OKRs) Key Results verwenden. Bei den 3-Monats-Zyklen haben wir gemerkt, dass der Aufwand den Nutzen übersteigt und arbeiten deshalb mit Initiativen statt Key Results.

Wir unterteilen den OKR-Prozess in vier Phasen:

• Planungsphase
  Festlegen der Objectives & Key Results Initiatives sowie der Verantwortlichen
• Ausführungsphase
  Verfolgen der Objectives & Key Results Initiatives
• Abschlussphase
  Überprüfung der Fortschritte und Ergebnisse sowie Reflexion über Verbesserungspotentiale
• Anpassungsphase
  Nutzen von Erkenntnissen zur Optimierung unserer OKR-Anwendung

Die Planungsphase

Unser OKR-Prozess beginnt mit einer intensiven Planungsphase (Dauer: ca. 7 Werktage). Diese nimmt ihren Anfang, indem wir einen Fragebogen ans gesamte Team aussenden. In diesem Fragebogen werden unsere Teammitglieder um ihren Input zu möglichen OKR-Zielen (nachfolgend „Objectives“ genannt) gebeten: 

• Welche Herausforderungen, Probleme oder Potentiale siehst du bei Fusonic?
• Worauf müssen wir uns jetzt fokussieren, um die Top Level OKRs bis Ende des Jahres zu erreichen?
• Welches Ziel müssen wir uns setzen, um in den nächsten drei Monaten etwas zu bewegen?

Unser Ziel war von Anfang an, die OKR-Methode partizipativ und unter aktivem Einbezug unseres Teams zu gestalten. Darin sehen wir die große Chance, verschiedenste Perspektiven einzubeziehen und einen vielfältigen Blick auf die Potentiale in unserer Organisation aufzuzeigen.

Wenn das Zeitfenster für die Vorschläge aus dem Team abgelaufen ist, bereite ich als OKR-Master die eingebrachten Vorschläge anonymisiert auf und bereite das Planning vor.

Das Planning

An diesem Termin nehmen der OKR-Master als Moderator sowie die Geschäftsführung teil. In dieser Runde werden die Vorschläge aus dem Team (inklusive Vorschläge der Geschäftsführer) in Ruhe durchgesehen und die drei wichtigsten Themen ausgewählt. 

Um anschließend OKR-Objectives zu formulieren, versuchen wir anhand verschiedener Methoden die Essenz der Themen herauszukitzeln: Worum geht es? Wer ist die Zielgruppe? Was wollen wir erreichen? Welchen Einfluss hat der Zielzustand auf unsere Organisation, unser Team, unsere Kund:innen? 

Am Ende des Termins soll einerseits klar sein, was unsere Objectives sind und andererseits, wer die Verantwortung und den „Objective Lead“ übernimmt.

Formulierung der OKR-Objectives

Die Formulierung der Objectives mag vorerst nebensächlich erscheinen, ist aber sehr wichtig und eine Wissenschaft für sich. Die gesetzten Objectives begleiten uns mehrere Monate und sollen neben Klarheit auch für Aktivierung sorgen. 

Negatives Beispiel für ein OKR-Objective: Kommunikation verbessern

Das Objective ist sehr generisch formuliert und je nach Betrachter:in kann es alles Mögliche bedeuten. Es macht also Sinn zu hinterfragen, was dahinter steckt: Welches Problem soll damit gelöst bzw. welches Potential soll damit ausgeschöpft werden? Wer soll vom verbesserten Zielzustand profitieren? Was ist die Verbesserung, die wir erreichen wollen?

Positives Beispiel für OKR-Objective: Unsere Stakeholder sind bestens über Produktneuerungen informiert und kennen unsere Ambitionen.

Dieses Objective gibt sehr spezifisch vor, welchen Zustand wir uns in der Zukunft wünschen und auf welchen Bereich die verbesserte Kommunikation Einfluss nehmen soll. 

Wichtig ist, dass Objectives einen Zustand beschreiben und keine Aktivität. Ebenso sollen Objectives positiv, in der Gegenwart und in aktiver Sprache (ohne Konjunktiv) formuliert sein. 

Kick-off

Sind die OKR-Objectives formuliert, findet die Kick-off-Veranstaltung statt. Dazu laden wir das gesamte Team ein und präsentieren im ersten Schritt die Objectives. Wir erklären, warum sie gewählt wurden und geben einen Einblick in die gesammelten Vorschläge. Anschließend findet ein Brainstorming statt. Zu jedem OKR-Objective (in der Regel sind es drei) gibt es eine Brainstorming-Station. Unsere Teammitglieder können selbst entscheiden, an welcher Station sie mitarbeiten und auch fliegend wechseln. Wir nehmen uns 15 Minuten Zeit, um in der Gruppe Initiativen zu brainstormen, die es braucht, um das jeweilige OKR-Objective zu erreichen. Um sicherzustellen, dass die Ideen in die richtige Richtung gehen und damit klar ist, was mit den Vorschlägen gemeint ist, moderiert der jeweilige Objective Lead die Station. Diese Herangehensweise ist an die World-Café-Methode angelehnt.

Wenn das Brainstorming abgeschlossen ist, folgt eine Abstimmungsrunde: Die Teammitglieder schauen sich die unterschiedlichen Initiativen an und voten für die, die sie am wichtigsten und besten finden. Es gibt auch die Möglichkeit, sich gleich als Participant für die Initiativen anzubieten, indem man einfach die Initialen auf der Initiative notiert.

Finale der Planung

Bevor es in die Umsetzung der OKR geht, kommt noch ein wichtiger Schritt: Die Entscheidung, welche Initiativen wir verfolgen und wer die Verantwortung dafür übernimmt. Dafür ziehen die Objective Leads alle Initiativen sowie deren Votes und die Participants in Betracht. Sie entscheiden, welche Initiativen gewählt werden, wie sie formuliert werden und wer dafür die Verantwortung übernehmen soll. Damit gehen sie dann auf die jeweiligen Teammitglieder zu, besprechen die Initiative und stellen sicher, dass die Personen bereit sind, die Initiative in die Hand zu nehmen.

Sobald alles steht, aktualisieren wir unsere OKR-Wall mit den neuen OKR-Objectives, den Initiativen und den Verantwortlichen. Dann setzen wir OKR in die Praxis um. 

Die Ausführungsphase

OKR-technisch passiert in dieser Phase bei uns am wenigsten. Die Ausführung funktioniert nämlich weitestgehend selbstorganisiert: Die Objective und Initiative Leads kennen ihre Ziele und Initiativen und arbeiten wie zu Beginn committed daraufhin. Einmal in der Woche aktualisieren die Initiative Leads ihre Fortschritte an der OKR-Wall und zeigen so laufend, wo sie stehen.

Die Abschlussphase

In dieser Phase messen wir unseren Fortschritt sowie die Ergebnisse und präsentieren sie dem Team. Dazu veranstalten wir eine OKR-Demo mit zwei Schwerpunkten: 

• Demo der Ergebnisse
  Die Ergebnisse werden ganz grob geteilt: Was wurde geschafft und was nicht?
• Expo-Stand
  Die Ergebnisse sowie Herangehensweise, Herausforderungen etc. werden im Detail geteilt. Wie der Expo-Stand gestaltet ist, ist dem Host überlassen.

Danach folgt die Retrospektive. Diese findet im selben Rahmen wie unser Planning statt und hat das Ziel, Verbesserungspotentiale für kommende OKR-Zyklen aufzudecken. Dafür nehmen wir uns in der Regel 1,5 Stunden Zeit.

Die Anpassungsphase

In dieser Phase setzen wir die Learnings aus der Retrospektive um und stellen die Optimieren unsere Anwendung von OKR für zukünftiger Zyklen sicher.

Die Arbeit mit OKR ist in der Praxis zwar intensiv, aber das ist es aus unserer Sicht definitiv wert. Wir haben mit der OKR-Methode sehr viel Fokus für Strategiearbeit gewonnen und konnten in den bisherigen Zyklen großartige Erfolge erzielen. Wenn ihr uns auf unserem Weg weiter begleiten möchtet, folgt uns auf LinkedIn, abonniert unseren Newsletter oder kommt gerne direkt auf mich zu. Ich freue mich jederzeit über einen offenen und inspirierenden Austausch! 🤗