Komplexe Prozesse sind oft schwierig zu visualisieren. Deswegen ziehen wir für die Prozessmodellierung die Beste-Kenntnis-Methode1 (BKM) von Dr. Markus Gappmaier heran. Sie hilft uns dabei, Verständnis zu schaffen und gemeinsam zum besten Ergebnis zu kommen. Diese Art der Prozessdarstellung ermöglicht eine einfache Visualisierung mithilfe von physischen Karten. Wie genau die Beste-Kenntnis-Methode aussehen kann und warum wir darauf setzen, erkläre ich in diesem Blogartikel.
- Author
- Philipp Schuler
- Date
- April 27, 2023
- Reading time
- 5 Minutes
Prozessmodellierung mit BKM-Karten
Mit der Beste-Kenntnis-Methode erhalten wir in Workshops ein klares Bild aller Aufgaben und Arbeitsschritte. Wir modellieren damit die Prozesse, um zu protokollieren, dokumentieren und auch zu diskutieren. Gemeinsam werden Ideen ausgetauscht und Komplexes wird vereinfacht. Durch die Zusammenführung der Prozessbeteiligten können Kosten gespart, Fehler präventiv vermieden und die Qualität verbessert werden. Im direkten Vergleich punktet BKM wie folgt:
UML (Unified Modeling Language)
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| verbreiteter Standard | erklärungsbedürftig |
| präzise | für Laien wenig intuitiv |
| schwierig Kund:innen einzubeziehen | |
| oft Nacharbeiten nötig |
BKM (Beste-Kenntnis-Methode)
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| einfache Einschulung | sind uns bisher keine bekannt |
| Kund:innen arbeiten aktiv am Ergebnis mit | |
| einfache Änderungen (vs. Post-Its) | |
| wenige Loops nötig | |
| Prozesse digital erfassen in »Miro« |
So sieht die Prozessdarstellung mit BKM aus
Der Name ist Programm: Auf verschiedenfarbigen Karten werden Prozesse aufgeschrieben. Um Struktur in die Sache zu bringen, arbeitet man sich von einer Ebene in die nächste. Du kannst dir das wie Google Maps vorstellen: Das Big Picture ist der Erdball (sinnbildlich für das Unternehmen). Du scrollst erst auf Landesebene (Kernprozesse), gehst weiter in die Regionsebene (Geschäftsprozesse), nochmals tiefer landest du auf Straßenebene (Teilprozesse). Die Farben der Karten stehen für die Ebenen – so bleibt die Prozessdarstellung übersichtlich.
Wichtig ist, dass die Prozessmodellierung gut vorbereitet und moderiert wird. Sonst besteht die Gefahr, dass Verantwortliche sich in den Details ihrer Aufgaben verlieren.
Die drei größten Vorteile liegen auf der Hand:
- Man kann schnell und einfach Prozesse darstellen, ergänzen oder austauschen.
- Prozesse und Aufgaben werden sichtbar und begreifbar.
- Vom Prozess betroffene Mitarbeiter sind eingebunden und aktiv. Das schafft Akzeptanz für Veränderung. Es ist „ihr Baby“ und nicht etwas, das ihnen vorgesetzt wird.
Ein BKM-Beispiel aus der Praxis
BPM mit BKM bei MK. Dieser Zungenbrecher heißt in Langform: Business-Prozess-Modellierung mit der Beste-Kenntnis-Methode bei mofakult. Für unseren Kunden mofakult haben wir die Geschäftsprozesse, welche vom Projekt ERP Einführung und Online Shop Relaunch betroffen waren, im Detail modelliert:
- Prozesse, für die mofakult-Kund:innen bezahlen (Auftragsbearbeitung und Kundendienst)
- unterstützende Prozesse (Produkterfassung, Wareneinkauf, Finanzwirtschaft)
- weitere Kernprozesse, zum Beispiel Kultförderung 🤘, wurden identifiziert, aber nicht im Detail modelliert. Auf sie kann in Folgeprojekten eingegangen werden.
Länderebene
Diese Ebene bildet die Kernprozesse ab und soll eine Übersicht jener Prozesse geben, die für das Kunden ERP relevant sind. Diese können Geschäftsprozesse, als auch unterstützende Prozesse darstellen und binden Produkte und Dienstleistungen gleichermaßen ein.
Regionen Ebene
Diese Ebene kann für die Visualisierung von Auftragsbearbeitungen herangezogen werden. Die lila Karten bilden die Teilprozesse ab, blaue Karten stehen für Aufgaben, die innerhalb der übergeordneten Teilprozesse zu erfüllen sind. Über den Teilprozesskarten können Rollen zugewiesen werden, die in unserem Beispiel grün gefärbt sind und jeweils eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter repräsentieren.
Straßenebene
Ein aufgeschlüsselter Detailprozess mit Aktivitäten und Aufgaben. Hier geht's ans Eingemachte. Auf dieser Ebene erleben die bei der Modellierung Beteiligten die meisten Aha-Effekte. Sie identifizieren intuitiv Problembereiche und bieten oft direkt Lösungsansätze und Ideen zur Verbesserung des Prozesses.
Fazit der Beste-Kenntnis-Methode
Prozessmodellierung verbessert das Eigenverständnis des Kunden und hilft uns passende Lösungen für ihn zu bauen. Es kommt nicht selten vor, dass Kunden auf uns zukommen und uns eine spezifische Lösung für ein Problem, das sie in einem Teilprozess beschäftigt, bauen lassen möchten. Es hat sich bewährt, in solchen Situationen zuerst einen Schritt zurückzugehen, um das große Ganze zu verstehen. Prozessmodellierung mit BKM hilft uns dabei, ein Verständnis für den Kunden und auch des Kundens für sich selbst zu schaffen. Der Blick aufs Ganze ist der Enabler für Fusonic, um im nächsten Schritt großartige Software zu bauen, die unsere Kunden nicht nur unterstützt, sondern sich für sie auch auszahlt.
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Quellenverzeichnis:
1 1996 erfand Dr. Markus Gappmaier die Beste-Kenntnis-Methode und entwickelt diese seither kontinuierlich weiter.
