Software für Lieferanten- & Kundenmanagement

CRM, SRM & ERP: die smarte Komplettlösung

Aufgabe
Der Beschaffungsprozess und der Einkauf für die Kunden sollen möglichst vollautomatisch abgewickelt werden. Das System muss in der Lage sein, eine große Anzahl von Lieferanten und Kunden stabil, sicher und schnell zu verwalten.

Ergebnis
Eine Plattform für alle Nutzer:innen von POOL-ALPIN, auf der komplexe Daten zusammenfließen und die dabei einfach und benutzerfreundlich in der Anwendung bleibt. Vier verschiedene Portale greifen ineinander: Kunden-, Lieferanten-, Admin-Portal und Onlineshop.

Über 600 Unternehmen aus der Seilbahnbranche und Gastronomie haben sich unter der Flagge von POOL-ALPIN zu zwei Einkaufsgemeinschaften in Österreich und in der Schweiz zusammengeschlossen.

Unsere Services

Alle Angebote als Übersicht

POOL-ALPIN-Kunden melden ihren Bedarf. Das Kundenservice-Team lässt die Anfrage den passenden Lieferanten zukommen und sobald alle reagiert haben, erstellt der Kundenservice eine Übersicht aller Angebote und sendet diesen Preisspiegel als PDF an den POOL-ALPIN-Kunden.

Schnell und einfach Folgebelege erstellen

Der POOL-ALPIN-Kundenservice kann im Handumdrehen aus Anfragen Bestellungen und später daraus Rechnungen generieren. Artikel sind in Sekundenschnelle gefunden, Preisnachlässe hinterlegt und Positionen lassen sich beliebig verschieben sowie durch Textbausteine ergänzen. Mit wenigen Klicks wird ein übersichtliches Rechnungs-PDF erstellt.

Aktivitäten-Historie in der Sidebar

Um immer im Blick zu haben, was wann von wem geändert wurde, sind alle Bearbeitungsschritte in der Sidebar nachvollziehbar. So kann jeder Schritt verfolgt werden. Diese Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind besonders wichtig, da sowohl der POOL-ALPIN-Kundenservice als auch die POOL-ALPIN-Kunden und Lieferanten prozessrelevante Daten im CRM-SRM-System bearbeiten, Anfragen und Bestellungen aufgeben können.

Mitarbeiter:innen, Berechtigungen und Zuständigkeiten verwalten

Im Portal können der POOL-ALPIN-Kundenservice, die Kunden und Lieferanten den zugeordneten Mitarbeiter:innen Rollen zuweisen, den Hauptansprechpartner wählen und Abrechnungskontakte hinterlegen. Kunden können »Bedarfsthemen« zugewiesen werden, was die Personenauswahl bei der Bedarfserhebung erleichtert.

Bestelllimits zuweisen und überprüfen

POOL-ALPIN-Kunden haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeiter:innen Bestelllimits zuzuweisen. Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, ob es bei einer Überschreitung des Limits die Bestellung freigeben oder ablehnen möchte. So behalten die Unternehmen das Einkaufsverhalten aller Mitarbeiter:innen im Blick.

Alle Angebote als Übersicht

Schnell und einfach Folgebelege erstellen

Aktivitäten-Historie in der Sidebar

Mitarbeiter:innen, Berechtigungen und Zuständigkeiten verwalten

Bestelllimits zuweisen und überprüfen

Outcomes

21 %

mehr Bestellungen als im Vorjahr in Österreich.

27 %

Umsatzsteigerung im letzten Jahr in Österreich.

12%

mehr Bestellungen als im Vorjahr in der Schweiz.

30%

Umsatzsteigerung im letzten Jahr in der Schweiz.

Self-Service trifft Flexibilität

Self-Service und Kundenservice müssen kein Widerspruch sein. POOL-Synergy ist so konstruiert, dass die Kunden und Lieferanten komplett eigeninitiativ mit der Lieferanten- und Kundenmanagement-Software arbeiten können. Darüber hinaus haben sie jederzeit die Möglichkeit, den POOL-ALPIN-Kundenservice einzubeziehen und telefonisch zu bestellen oder anzufragen. Der Kundenservice trägt die Bestellung im System ein.

7-self-service — Mitarbeiterverwaltung mit Self-Service: Kunden verwalten Mitarbeiter:innen, erstellen Logins und legen Bestelllimits in ihrem eigenen Portal fest.

Maßgeschneiderter Belegfluss

Der Belegfluss ist das Synergy-Herzstück und vereinfacht den Workflow zwischen Kunden, POOL-ALPIN und Lieferanten. Es gibt z.B.: vier Möglichkeiten, eine Bestellung auszulösen:

Anfragen
POOL-ALPIN-Kunden stellen eine Anfrage, die an relevante Lieferanten weitergeleitet wird, um ein Angebot zu unterbreiten. Der Kunde wählt aus dem Preisspiegel das beste Angebot aus.
Bedarfserhebungen
POOL-ALPIN erhebt den Bedarf aller Kunden, um den Gesamtbedarf zu ermitteln – beispielsweise, wenn eine Winterdiesel-Aktion stattfindet. Dies ermöglicht Mengenrabatte, von denen alle Kunden profitieren.
Bedarfsmeldungen
Kunden können via Einzelanfrage ganz einfach ihre Bestellungen melden.
Shop-Bestellungen
Im Onlineshop können Kunden zu jeder Tages- und Nachtzeit Bestellungen aufgeben.

Die Bestellungen werden als Aufträge an die Lieferanten weitergeleitet. Ist der Auftrag abgeschlossen, rechnet POOL-ALPIN mitunter direkt ab bzw. erstellt Gutschriften.

8-belegfluss — Maßgeschneiderter Belegfluss: Optimierter Workflow zwischen Kunden, POOL-ALPIN und Lieferanten.

Produktimport in Sekundenschnelle

Der Produktimport ist enorm schnell: Bis zu 16.000 Produkte werden pro Minute importiert und teilweise täglich aktualisiert. Diese Geschwindigkeit ist in einem System mit über 4,5 Millionen Produkten von über 200 verschiedenen Lieferanten unverzichtbar.

Die Datenqualität variiert von Lieferant zu Lieferant, deswegen braucht ein so großes Sortiment ein zuverlässiges Kontrollsystem. Alle importierten Produkte werden gründlich auf Unregelmäßigkeiten wie fehlende Bilder oder Preisveränderungen geprüft. Dieser Filterungsprozess stellt sicher, dass die Produktliste fehlerfrei und übersichtlich bleibt.

9-import — Benutzerfreundliches Interface für den Produktimport: Zeigt Status, Preisänderungen und ermöglicht die manuelle Anpassung und Freigabe von Artikeln.

Einfache Produktverwaltung und -pflege

Importierte Produkte sind leicht zu verwalten und zu pflegen. Sie können neben der individuellen Kategorisierung zusätzlich durch das ECLASS-Klassifizierungssystem eingeteilt und leichter gefunden werden. Außerdem lassen sich Produkte als Varianten untereinander verknüpfen, die sich auch über unterschiedliche Attribute unterscheiden können. Das rationalisiert und vereinheitlicht die Produktvielfalt und sorgt für Übersichtlichkeit sowie Benutzerfreundlichkeit.

10-produktverwaltung — Variantenfunktion: Verknüpfen von Produktvarianten für eine übersichtliche und einfache Auswahl im Shop.

Stammdaten für Kunden und Lieferanten

In der Stammdatenverwaltung können Personen angelegt und den Kunden oder Lieferanten zugeordnet werden. Es gibt eine Vielzahl von Stammdaten wie Kontaktdaten, Bankverbindungen, Konditionen, Dokumente und andere Details, die hinterlegt werden können.
Die erweiterten Funktionen der Stammdatenverwaltung bieten den Unternehmen die Kontrolle und Übersichtlichkeit, die sie benötigen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.

11-stammdaten — Kundenverwaltung: Übersichtliche Pflege von Basisdaten, Mitarbeiter:innen, Dokumenten und Konditionen.

Modular aufgebautes Frontend

Einheitliches, intuitives Design mit wiederholenden Elementen in allen drei Portalen (Kunden-, Lieferanten- und Admin-Portal).

Domain Driven Design

Fokussiert sich auf die präzise Modellierung der Geschäftsdomäne, um sicherzustellen, dass Softwarelösungen eng mit den geschäftlichen Anforderungen und Prozessen verknüpft sind.

Message Queue

Ermöglicht im Hintergrund zeitverzögerte Operationen wie Mailversand, Produktimport und Indexierung – für bessere Performance, Ausfallsicherheit und Lastverteilung.