Die 7 Kriterien der Softwareauswahl

Dev Diary

Standardsoftware oder individuelle Software? Das ist die große Frage, wenn du dich gerade mit der Softwareauswahl für dein Unternehmen beschäftigst. Beide haben ihre Vorteile, aber worauf musst du achten? Hier sind 7 Kriterien, die dir als Checkliste für die Softwareauswahl dienen.

Autorin
Michelle Weber
Datum
17. Juli 2024
Lesedauer
4 Minuten

Der richtige Weg zur Softwareauswahl

Aller guten Dinge sind sieben. Zumindest auf dem richtigen Weg zur Softwareauswahl, deswegen widmen wir uns jetzt den wichtigsten 7 Kategorien, die dich bei deiner Entscheidung leiten sollten: 

  1. Funktionsumfang 
  2. Komplexität 
  3. Flexibilität 
  4. Integration 
  5. Kosten 
  6. Rechte 
  7. Wartung und Support 

1. Funktionsumfang 

Was sind deine Anforderungen? Wenn du bei der Softwareauswahl Standard- und Individuallösungen vergleichst, ist das Grundlegendste die Funktion. Was muss die Software für dein Unternehmen leisten? Manchmal sind Standardlösungen ausreichend, jedoch sind sie eingeschränkt und decken mit ihren vorgefertigten Funktionen womöglich nicht all deine Prozesse ab. Die Individualsoftware ist hingegen genau auf sie zugeschnitten. Sie passt sich speziellen Gegebenheiten an und kann mit jeder neuen Integration erweitert werden. 

Standardsoftware Individualsoftware 
vorgefertigte Funktionen auf deine Prozesse zugeschnitten
kaum flexibel, eher starr deckt alle Anforderungen ab 

2. Komplexität

Einfach gestrickt oder eigene Prozesse? Die Standardsoftware soll für so viele Unternehmen wie möglich funktionieren, deswegen sind ihre Funktionen auf Standardprozesse ausgerichtet. Gibt es aber unternehmensspezifische Workflows und Designs, stößt die Standardlösung schnell an ihre Grenzen. Die Individualsoftware integriert sich hingegen reibungslos in die bestehende Umgebung, ist sofort einsatzbereit und amortisiert sich umso schneller. 

Standardsoftware Individualsoftware
deckt Standardfunktionen ab Funktionen für jeden Prozess
du bezahlst für Funktionen, die du ev. gar nicht brauchst UX-Konzept passend zu deinem Unternehmen 
 intuitive Bedienbarkeit 

3. Flexibilität

Es ist ärgerlich, wenn man viel Zeit und Geld in die Softwareauswahl steckt und man später feststellen muss, dass der Favorit Veränderungen im Unternehmen nicht mitmacht. Da hat die Individualsoftware ganz klar die Nase vorne, denn sie kann jederzeit auf neue Anforderungen und Prozesse reagieren. 

Standardsoftware Individualsoftware 
klar definierte Funktionenflexibel auf Veränderungen anpassbar
Anpassungen oft nur durch hohen Kosten- und Zeitaufwand möglichschnelle Reaktion auf neue Prozesse

4. Integration

Weil eine Standardlösung nicht so leicht verändert werden kann, müssen sich die Prozesse im Unternehmen nach ihr richten. Kannst du deine Workflows in einem effizienten Rahmen umkrempeln? Kalkuliere schon bei der Softwareauswahl die Folgekosten und den Zeitaufwand ein und bedenke, dass eine Individualsoftware in diesem Schritt viel Geld und Zeit sparen kann. Sie passt sich der Umgebung, den Prozessen und der bestehenden Systemarchitektur an. Nicht umgekehrt. 

Standardsoftware Individualsoftware 
teilweise an Prozesse anpassbarwird auf eigene Prozesse und Systemarchitektur zugeschnitten
Zeitaufwand und Folgekosten für Prozessumstellungennach Implementierung sofort einsatzbereit

5. Kosten

Wir haben sie gerade kurz angeschnitten: Folgekosten für die Implementierung im Unternehmen und den Zeitaufwand für Prozessumstellungen. Dann sind da noch weitere Kosten, wie Lizenzgebühren für Standardlösungen. Bei Individualsoftware ist der Entwicklungsaufwand zu Beginn zwar höher, dafür ist sie perfekt auf deine Prozesse zugeschnitten und sofort einsatzbereit. Es gibt keine Lizenzgebühren und Folgekosten fallen nur in Ausnahmefällen an, wenn sich zum Beispiel im Nachhinein die Anforderungen ändern. In diesem Fall würden sich auch die Kosten bei der Standardlösung erhöhen.

Standardsoftware Individualsoftware
günstigere Anschaffunghöherer Initialaufwand
wiederkehrende Lizenzgebührenkeine Folgekosten (keine Lizenzgebühren, Zeit- und Kostenersparnis, weil bereits auf die internen Prozesse angepasst)
Folgekosten für interne Prozessumstellungen und Anpassungen ans Unternehmen 

6. Rechte

Was gehört dir, was nicht? Wenn du dich mit der Softwareauswahl beschäftigst, stellt sich früher oder später die Frage nach den Rechten. Wem gehört der Quellcode? Wer darf die Software (mit-)benutzen? Bei der Standardlösung bist du nicht der Eigentümer der Software und somit auch nicht des Quellcodes. Das Anwendungsrecht ist eingeschränkt. Anders bei der Individualsoftware, bei der du Inhaber:in sämtlicher Rechte bist. Sogar Wiederverkäufe sind möglich. 

Standardsoftware Individualsoftware
du bist nicht Eigentümer der Softwaredie Software gehört dir, samt Rechten
keine Rechte am Quellcodevolles Recht am Quellcode
begrenzten AnwendungsrechtWiederverkäufe möglich

7. Wartung und Support

Wie geht’s nach dem Kauf weiter? Die Software und dein Unternehmen wachsen in den ersten Tagen nach der Implementierung zusammen. Je nachdem, wie gut sie zuvor auf deine Prozesse eingespielt wurde, desto reibungsloser läuft das ab. Doch was, wenn Fragen oder Stolpersteine auftauchen? Je standardisierter die Funktionen, desto häufiger kommt das vor. Denk also auch beim Kauf einer Standardsoftware daran, Support und Wartung einzukalkulieren. Bei der Individualsoftware ist das meist ein fester Teil des Services. Wenn die Entwicklung abgeschlossen ist, wird ein individueller Wartungsplan für Updates und technische Optimierungen aufgestellt. 

Standardsoftware Individualsoftware 
abhängig vom Anbieterindividueller Support durch Entwicklerteam
abhängig von der erworbenen Lizenzfortlaufende Wartung und Instandhaltung

Fazit zu den 7 Kriterien der Softwareauswahl 

Manchmal reicht die Standardsoftware aus und erfüllt ihren Zweck. Wenn dem so ist, sind wir in der Beratung sehr transparent und raten dir offen und ehrlich dazu.

Wenn von vornherein feststeht, dass du spezielle Anforderungen hast, ist vermutlich die Individuallösung effizienter. Sowohl was die Funktionen und Features angeht, als auch auf die Kosten bezogen. Sie wirkt zwar erst teurer, räumt das Feld dann aber von hinten auf. Viele Folgekosten, die man einer Standardlösung gar nicht ansieht, fallen bei der individuellen Entwicklung gar nicht an. Und natürlich ist die Umstellung für die Mitarbeiter:innen viel leichter, wenn sie davor in den Designprozess einbezogen wurden. Die Software ist auf ihre Anwender:innen zugeschnitten und erleichtert das Onboarding. Das macht den Workflow sofort nach der Implementierung effizient und die Entwicklungskosten amortisieren sich wesentlich schneller. 

Ich hoffe, dieser Beitrag ebnet dir den richtigen Weg zur Softwareauswahl und dient dir als Checkliste. Steckst du grad mitten im Entscheidungsprozess? Melde dich gern, um dich unverbindlich beraten zu lassen. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!

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