Standardsoftware oder individuelle Software? Das ist die große Frage, wenn du dich gerade mit der Softwareauswahl für dein Unternehmen beschäftigst. Beide haben ihre Vorteile, aber worauf musst du achten? Hier sind 7 Kriterien, die dir als Checkliste für die Softwareauswahl dienen.
- Autorin
- Michelle Weber
- Datum
- 17. Juli 2024
- Lesedauer
- 4 Minuten
Der richtige Weg zur Softwareauswahl
Aller guten Dinge sind sieben. Zumindest auf dem richtigen Weg zur Softwareauswahl, deswegen widmen wir uns jetzt den wichtigsten 7 Kategorien, die dich bei deiner Entscheidung leiten sollten:
- Funktionsumfang
- Komplexität
- Flexibilität
- Integration
- Kosten
- Rechte
- Wartung und Support
1. Funktionsumfang
Was sind deine Anforderungen? Wenn du bei der Softwareauswahl Standard- und Individuallösungen vergleichst, ist das Grundlegendste die Funktion. Was muss die Software für dein Unternehmen leisten? Manchmal sind Standardlösungen ausreichend, jedoch sind sie eingeschränkt und decken mit ihren vorgefertigten Funktionen womöglich nicht all deine Prozesse ab. Die Individualsoftware ist hingegen genau auf sie zugeschnitten. Sie passt sich speziellen Gegebenheiten an und kann mit jeder neuen Integration erweitert werden.
| Standardsoftware | Individualsoftware |
| vorgefertigte Funktionen | auf deine Prozesse zugeschnitten |
| kaum flexibel, eher starr | deckt alle Anforderungen ab |
2. Komplexität
Einfach gestrickt oder eigene Prozesse? Die Standardsoftware soll für so viele Unternehmen wie möglich funktionieren, deswegen sind ihre Funktionen auf Standardprozesse ausgerichtet. Gibt es aber unternehmensspezifische Workflows und Designs, stößt die Standardlösung schnell an ihre Grenzen. Die Individualsoftware integriert sich hingegen reibungslos in die bestehende Umgebung, ist sofort einsatzbereit und amortisiert sich umso schneller.
| Standardsoftware | Individualsoftware |
| deckt Standardfunktionen ab | Funktionen für jeden Prozess |
| du bezahlst für Funktionen, die du ev. gar nicht brauchst | UX-Konzept passend zu deinem Unternehmen |
| intuitive Bedienbarkeit |
3. Flexibilität
Es ist ärgerlich, wenn man viel Zeit und Geld in die Softwareauswahl steckt und man später feststellen muss, dass der Favorit Veränderungen im Unternehmen nicht mitmacht. Da hat die Individualsoftware ganz klar die Nase vorne, denn sie kann jederzeit auf neue Anforderungen und Prozesse reagieren.
| Standardsoftware | Individualsoftware |
| klar definierte Funktionen | flexibel auf Veränderungen anpassbar |
| Anpassungen oft nur durch hohen Kosten- und Zeitaufwand möglich | schnelle Reaktion auf neue Prozesse |
4. Integration
Weil eine Standardlösung nicht so leicht verändert werden kann, müssen sich die Prozesse im Unternehmen nach ihr richten. Kannst du deine Workflows in einem effizienten Rahmen umkrempeln? Kalkuliere schon bei der Softwareauswahl die Folgekosten und den Zeitaufwand ein und bedenke, dass eine Individualsoftware in diesem Schritt viel Geld und Zeit sparen kann. Sie passt sich der Umgebung, den Prozessen und der bestehenden Systemarchitektur an. Nicht umgekehrt.
| Standardsoftware | Individualsoftware |
| teilweise an Prozesse anpassbar | wird auf eigene Prozesse und Systemarchitektur zugeschnitten |
| Zeitaufwand und Folgekosten für Prozessumstellungen | nach Implementierung sofort einsatzbereit |
5. Kosten
Wir haben sie gerade kurz angeschnitten: Folgekosten für die Implementierung im Unternehmen und den Zeitaufwand für Prozessumstellungen. Dann sind da noch weitere Kosten, wie Lizenzgebühren für Standardlösungen. Bei Individualsoftware ist der Entwicklungsaufwand zu Beginn zwar höher, dafür ist sie perfekt auf deine Prozesse zugeschnitten und sofort einsatzbereit. Es gibt keine Lizenzgebühren und Folgekosten fallen nur in Ausnahmefällen an, wenn sich zum Beispiel im Nachhinein die Anforderungen ändern. In diesem Fall würden sich auch die Kosten bei der Standardlösung erhöhen.
| Standardsoftware | Individualsoftware |
| günstigere Anschaffung | höherer Initialaufwand |
| wiederkehrende Lizenzgebühren | keine Folgekosten (keine Lizenzgebühren, Zeit- und Kostenersparnis, weil bereits auf die internen Prozesse angepasst) |
| Folgekosten für interne Prozessumstellungen und Anpassungen ans Unternehmen |
6. Rechte
Was gehört dir, was nicht? Wenn du dich mit der Softwareauswahl beschäftigst, stellt sich früher oder später die Frage nach den Rechten. Wem gehört der Quellcode? Wer darf die Software (mit-)benutzen? Bei der Standardlösung bist du nicht der Eigentümer der Software und somit auch nicht des Quellcodes. Das Anwendungsrecht ist eingeschränkt. Anders bei der Individualsoftware, bei der du Inhaber:in sämtlicher Rechte bist. Sogar Wiederverkäufe sind möglich.
| Standardsoftware | Individualsoftware |
| du bist nicht Eigentümer der Software | die Software gehört dir, samt Rechten |
| keine Rechte am Quellcode | volles Recht am Quellcode |
| begrenzten Anwendungsrecht | Wiederverkäufe möglich |
7. Wartung und Support
Wie geht’s nach dem Kauf weiter? Die Software und dein Unternehmen wachsen in den ersten Tagen nach der Implementierung zusammen. Je nachdem, wie gut sie zuvor auf deine Prozesse eingespielt wurde, desto reibungsloser läuft das ab. Doch was, wenn Fragen oder Stolpersteine auftauchen? Je standardisierter die Funktionen, desto häufiger kommt das vor. Denk also auch beim Kauf einer Standardsoftware daran, Support und Wartung einzukalkulieren. Bei der Individualsoftware ist das meist ein fester Teil des Services. Wenn die Entwicklung abgeschlossen ist, wird ein individueller Wartungsplan für Updates und technische Optimierungen aufgestellt.
| Standardsoftware | Individualsoftware |
| abhängig vom Anbieter | individueller Support durch Entwicklerteam |
| abhängig von der erworbenen Lizenz | fortlaufende Wartung und Instandhaltung |
Fazit zu den 7 Kriterien der Softwareauswahl
Manchmal reicht die Standardsoftware aus und erfüllt ihren Zweck. Wenn dem so ist, sind wir in der Beratung sehr transparent und raten dir offen und ehrlich dazu.
Wenn von vornherein feststeht, dass du spezielle Anforderungen hast, ist vermutlich die Individuallösung effizienter. Sowohl was die Funktionen und Features angeht, als auch auf die Kosten bezogen. Sie wirkt zwar erst teurer, räumt das Feld dann aber von hinten auf. Viele Folgekosten, die man einer Standardlösung gar nicht ansieht, fallen bei der individuellen Entwicklung gar nicht an. Und natürlich ist die Umstellung für die Mitarbeiter:innen viel leichter, wenn sie davor in den Designprozess einbezogen wurden. Die Software ist auf ihre Anwender:innen zugeschnitten und erleichtert das Onboarding. Das macht den Workflow sofort nach der Implementierung effizient und die Entwicklungskosten amortisieren sich wesentlich schneller.
Ich hoffe, dieser Beitrag ebnet dir den richtigen Weg zur Softwareauswahl und dient dir als Checkliste. Steckst du grad mitten im Entscheidungsprozess? Melde dich gern, um dich unverbindlich beraten zu lassen. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
