OKR: Unsere wichtigsten Learnings

Um das Team ins Boot zu holen, informierten wir alle Fusonics in unserem Format, dem Fusonic Gipfeltreffen. In 45 Minuten vermittelten wir die OKR Basics. Im Kernteam investierten wir weitere 60 Minuten, um Inhalte zu vertiefen:

• Wie werden Objectives und Key Results definiert?
• Wählen wir Moonshots oder Roofshots Ziele?
• Wie schaffen wir eine offene Kommunikation für Erfolge und Misserfolge?
• Welche Rollen verteilen wir im OKR Framework?

Team Vorschläge

OKR lebt davon, dass die gesamte Organisation sich einbringt und aktiv mitwirkt. Um das Framework organisatorisch schlank zu halten, haben wir entschieden, den Team Input über einen simplen Fragebogen einzuholen. Alle Fusonics brachten Objectives – idealerweise mit Key Results  – für den folgenden Zyklus ein.

Planung

Beim ersten OKR Planning haben wir uns das Fusonic Ultimate Goal sowie die Strategic Pillars in Erinnerung gerufen, die fortan jedes OKR Meeting begleiten werden. Im Kernteam wurden alle Vorschläge gruppiert, diskutiert und priorisiert. Drei Objectives wurden ausgewählt und formuliert. Im nächsten Schritt fanden die ersten Gespräche statt, um Verantwortlichkeiten, verfügbare Kapazitäten und Messgrößen abzustimmen.

Kickoff

Der Kickoff startete mit einer kurzen Vorstellung der ausgewählten Objectives. Dabei wurde Hintergrundinformation geteilt und erklärt, welche Bedeutung die Ziele für Fusonic haben. Im Kickoff beabsichtigten wir, die Ziele der kommenden Monate transparent zu machen, Projektideen zu generieren und Mitstreiter:innen für die Initiativen und Projekte zu finden.

Ausführung

Während des definierten Zyklus arbeiteten alle Beteiligten an den Initiativen und Projekten, die einen Beitrag zur Zielerreichung leisteten. Während der Ausführungsphase verzichteten wir auf die empfohlenen OKR Meetings, um den organisatorischen Rahmen schlank zu halten. Stattdessen gab es bei Bedarf projektbezogene Abstimmungen. Um eine Übersicht der OKRs und ihren Fortschritt zu erhalten, haben wir uns für eine auf OKR spezialisierte Software entschieden, mit der wir den Status trackten.

Demo & Expo

Erfolge sollen gefeiert werden! Am Ende des Zyklus wurden die Ergebnisse kurz von unserem CEO Matthias präsentiert: Welche OKRs wurden bearbeitet? In welchem Ausmaß haben wir die Ziele erreicht? Nach der offiziellen Präsentation hatten alle Fusonics die Möglichkeit, sich an verschiedenen Expo-Ständen auszutauschen und tiefer in die Materie einzutauchen: Objective und Initiative Leads stellten Details ihrer Arbeit vor und ermöglichten den Austausch. Einerseits wurde ein Einblick in die Tätigkeiten der Kolleg:innen gewährt. Andererseits kamen in der Diskussion vielfältige Perspektiven zusammen. Es wurde unmittelbar an neuen Ideen gefeilt und der Zusammenhalt gestärkt. Mit einem gemeinsamen Abendessen endete die Demo & Expo.
 

Retrospektive

Wie auch im Scrum Framework ist die Retrospektive bei OKR essentiell. Das Kernteam setzte sich gemeinsam mit den Objective und Initiative Leads zusammen, um auf den vergangenen Zyklus zurückzublicken. Dabei stellten wir uns folgende Fragen:

• Wie sind Planung, Kickoff, Ausführung und Demo & Expo gelaufen?
• Was war gut? Was war weniger gut?
• Was können wir tun, um den nächsten Zyklus besser zu machen?

Was sind unsere Learnings aus 2021?

# Team Up

Wir setzen noch stärker auf das Team: Alle Fusonics werden bei der Wahl der Initiativen einbezogen. So erfahren wir, wer sich für welche Themen interessiert und wer wo einen Beitrag leisten möchten. Wir werden uns bei jedem Kickoff 1.5 h für Brainstorming und ein anschließendes Voting Zeit nehmen.

# Discover

In der Literatur ist das OKR Framework einfach und klar beschrieben. Die Umsetzung ist deutlich herausfordernder:

• Aufgrund unserer Kundenprojekte sind die Kapazitäten für Fusonic Projekte stark begrenzt und müssen umsichtig und gezielt eingesetzt werden. OKR hilft uns primär beim Fokus-Setzen, womit wir uns auf Roofshots konzentrieren.
• Unsere größte Herausforderung ist es, Key Results messbar und ergebnisorientiert zu beschreiben, ohne eine To-do-Liste zu machen. Wir haben gelernt, dass ohne KPIs (Key Performance Indicator) ergebnisorientierte Resultate nur bedingt möglich sind. Da wir dieses Fass bewusst nicht aufmachen möchten, definieren wir Erfolgsfaktoren für jede Initiative, um folgende Fragen zu beantworten: Wann gilt das Projekt als abgeschlossen? Welche Bedingungen soll das Projekt erfüllen? Wir nehmen zur Kenntnis, dass Initiativen  –  auch wenn sie erfolgreich abgeschlossen sind  – das Ziel nicht messbar machen. Doch jedes Projekt, das mit Fokus und unter Berücksichtigung der Erfolgskriterien abgeschlossen wird, trägt einen Beitrag zu Fusonic’s Erfolg bei.

# Do it right

Auch wenn wir die 100 % manchmal verfehlen, feiern wir jeden einzelnen (Teil-)Erfolg. Gleichzeitig schauen wir uns genau an, aus welchen Gründen ein Ziel nicht erreicht wurde, um in den kommenden Zyklen besser zu werden.

Weitere Learnings:

• Wir brauchen keine spezielle Software, um OKRs zu verwalten, transparent zu machen und den Fortschritt zu tracken. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass simple Sheets und unser bewährter interner Fusonic Newsletter die Aufgabe auch erfüllen.
• Wir haben die OKR Zyklen von vier auf drei pro Jahr reduziert. Durch das Abkehren vom Quartalszyklus schaffen wir uns mehr Zeit für die Planung und Anpassungen am Framework.
• Entgegen mancher Empfehlungen nehmen wir uns auch Zeit, um wichtige, aber nicht abgeschlossene Ziele und Projekte zu beenden. Der erste Zyklus in 2022 ist dem “Fertigmachen” gewidmet. So vermeiden wir unnötigen Druck und ermöglichen den Objective und Initiative Leads einen positiven Abschluss.
• In 2021 haben wir uns auf kurzfristige Ziele konzentriert, die den Umfang eines Zyklus nicht überschreiten. Das neue Jahr haben wir mit einer Jahresplanung gestartet, mit der Intention auch mittel- bzw. langfristige Ziele in den Fokus zu rücken. Somit setzen wir in 2022 strategische Akzente, die in den kommenden Jahren reifen können.

Resümee

Wir blicken auf ein lehrreiches Jahr zurück und sehen sehr deutlich die Vorzüge des OKR Frameworks. Gleichzeitig empfehlen wir, das Framework an die Eigenheiten und Anforderungen der Organisation anzupassen. Wir werden die OKR Reise auf jeden Fall fortsetzen.
Was unsere Ziele angeht:
 

1. Transparenz und Fokus erhöhen, indem wir drei Quartale mit OKR experimentieren:
   In zahlreichen Gesprächen und Retrospektiven hat sich herausgestellt, dass sich sowohl die Transparenz als auch der Fokus verbessert haben. OKR ist bei Fusonic sehr positiv aufgenommen worden.
2. Sechs Fusonic Projekte werden in 2021 abgeschlossen:
   Wir haben im Rahmen der OKR Zyklen sechs Fusonic Projekte abgeschlossen.
3. OKR wird in drei unserer Communities of Practice (CoP) integriert.
   Die Integration von OKR in die Fachbereiche (CoP) und Entwicklungsteams hat derzeit keine Priorität mehr. Bis auf Weiteres konzentrieren wir uns auf die Unternehmensziele.