Kanban-Methode: Besser als Scrum?

Scrum und Kanban unterscheiden sich zwar, haben aber dieselbe Aufgabe: Dem Projektteam helfen, schneller und besser weiterzukommen. Das Ducks-Team setzt Kanban ein, um die Verteilung der Aufgaben transparenter zu gestalten, eine bessere Auslastung zu erreichen und im Projekt schneller voranzukommen. Alle Teammitglieder teilen sich selbst Aufgaben aus dem Backlog zu und verbessern so den Workflow.

• Issues werden schnell abgeschlossen.
  Mit der Kanban-Methode reagieren wir im Vergleich zu Scrum viel schneller und kurzfristiger auf Anfragen und Reports. 
• Einzelne Teammitglieder sind flexibler.
  Jeder kann jederzeit neue Issues aufnehmen. Scrum hingegen arbeitet mit festgelegten Intervallen, den sogenannten Sprints. Das schränkt die Flexibilität etwas ein. Bei Kanban gibt es keine bestimmten Rollen, alle arbeiten eigeninitiativ und selbstorganisiert. Für die Abstimmung organisieren wir täglich ein kurzes Ducks-Team-Meeting.
• Zeitschätzung ist praktisch nicht vorhanden.
  Anders als bei Scrum werden bei Kanban keine Ressourcen für Zeitschätzungen verschwendet, da die Issues nach Priorität abgearbeitet werden. Das heißt aber auch, die Kund:innen müssen sich darauf einlassen. Sie geben die Prio des Issues vor, deswegen ist das Vertrauen zwischen Kund:innen und Projektteam essenziell. Fakt: Wir hatten auch schon Projekte, bei denen wir die Kanban-Methode erst später integriert haben, als die Zusammenarbeit schon eingespielter war.

Kanban in der Softwareentwicklung 

Wir setzen die Kanban-Methode im Projektmanagement-Tool GitLab ein. Es gibt dort projekt- und teamübergreifende Labels, damit sich alle Teammitglieder in neuen Projekten schnell zurechtfinden und bei Bedarf einfach zwischen den Projekten switchen können. 
Durch die Einordnung in „stuck“-Spalten und die Vergabe von Kundenlabels ist gut zu erkennen, welche Issues mit den Kund:innen besprochen werden müssen, bevor daran weitergearbeitet wird. Erkenntnisse aus der Besprechung werden direkt im Issue vermerkt.

Weil GitLab für Laien schnell verwirrend wirkt, setzen wir zusätzlich zur Kanban-Methode Miro ein, um zu zeigen, welche Issues und Themen noch offen sind. Vor allem für unsere Kund:innen wird das Projekt so übersichtlicher und greifbarer. Deswegen fokussieren wir uns auf die Themen, die kundenrelevant sind. Entwickler-Themen wie Maintenance, Bugs und Co. bilden wir meist nur in GitLab ab.

Abstimmung mit Kund:innen 

Ein Beispiel aus dem Alltag: Für ein Projekt von NeoVac setzte das Ducks-Team erst Scrum ein, mit der Zeit stellte es auf Kanban um. Der Grund ist so einfach wie logisch: NeoVac lernte unsere Arbeitsweise zu verstehen, das Vertrauen wuchs auf beiden Seiten und so ersetzten wir mit der Kanban-Methode die klassische Zeiteinschätzung durch die Prioritätenvergabe. Für die regelmäßige Abstimmung mit NeoVac nutzen wir zusätzlich zu Kanban das Tool Miro, um die Issues und Prioritäten übersichtlicher darzustellen.

Für NeoVac entwickelt das Ducks-Team gerade vier unterschiedliche Projekte. NeoVac gibt die Priorität vor und entlastet so unser Projektmanagement. Wenn NeoVac neue Ideen entwickelt, werden sie dem Projekt hinzugefügt und der Kunde entscheidet selbst, welche Idee als erstes bearbeitet wird.

Warum uns Kanban überzeugt 

• Kontinuierlicher Fortschritt
  Statt Ups und Downs im Prozess gibt es einen kontinuierlichen Workflow, da alle Beteiligten Einsicht in die Aufgaben im Backlog haben und sich ihnen eigeninitiativ zuwenden.
• Alle Teammitglieder tragen Verantwortung
  Kanban funktioniert nur dann, wenn alle Verantwortung übernehmen und sich aktiv für gute Prozessabläufe und Verbesserungen einsetzen. Man pickt sich einfach immer das oberste Issue. #teamup
• Übersichtlich und einfach zu verstehen
  Mithilfe von Kanban ist leicht zu erkennen, wer gerade an welchem Issue arbeitet und wo es welche Fortschritte gibt. Obendrein gestalten die schlanken Prozesse auch den Einstieg für neue Mitglieder sehr einfach.
• Priorisieren statt schätzen
  Mit Kanban rückt die Frage nach dem zeitlichen Aufwand in den Hintergrund und wird durch die Priorisierung bzw. die Stellung gegenüber anderen Issues ersetzt. Die Kund:innen geben im JourFixe die Reihenfolge vor und der PM versucht, diese im Alltag einzuhalten. So können auch neue, wichtige Themen jederzeit in die Priorisierung eingegliedert werden, ohne auf den nächsten Sprint (wie z. B. bei Scrum) warten zu müssen.

Unsere Erfahrungen mit Kanban 

Kanban als reine Projektmanagement-Methode einzusetzen macht definitiv Sinn und erleichtert vieles. Grundvoraussetzung ist und bleibt die konstruktive Zusammenarbeit und das Vertrauen von und zu den Kund:innen. Man kann flexibler auf Anfragen reagieren, spart Zeit und Kosten. Wie wichtig oder verzichtbar das Schätzen wirklich ist, um auch motivierende Ziele vorzugeben, versuchen wir derzeit selbst noch herauszufinden. Wir stecken mitten im Lernprozess. Jeden Monat probieren wir neue Spalten und Labels aus, um die Kanban-Methode mit den teameigenen Arbeitsweisen in Einklang zu bringen. Ganz nach unserer Devise: Discover. Team up. Do it right.